Ha pasado más de un año desde que Teresa Martín Ayuso tomara posesión como jefe de Archivo y Transparencia del Ayuntamiento de Guadalajara. Desde su nueva responsabilidad profesional, analiza la labor fundamental que realiza este servicio y su vocación de difusión y acercamiento a la ciudadanía.

¿Qué balance realiza de este tiempo de trabajo en el nuevo puesto?
El balance es positivo, si bien no ha sido fácil ya que el Servicio de Archivo y Transparencia sufrió un duro revés con el repentino fallecimiento de Javier Barbadillo, su ausencia durante varios años se ha notado negativamente. Yo era consciente de esta situación y que había que poner mucho esfuerzo para ir superando el bache y la falta de un extraordinario profesional como era Javier. Durante este año no han faltado las ganas de trabajar, de poner todo mi conocimiento y experiencia en tener un Servicio de Archivo y Transparencia que funcione y que funcione bien y, con el tiempo, ir mejorando para que los ciudadanos cuenten con un servicio a la altura de una ciudad como Guadalajara.

Atesoraba una amplia experiencia profesional en el Archivo Militar de Guadalajara. ¿Qué diferencias encuentra con su actual cargo?
Anteriormente al puesto de Directora Técnica en el Archivo General Militar de Guadalajara estuve en el Ministerio de Cultura. Desde luego, hay diferencias, centrándonos en la experiencia en el Archivo Militar, es un archivo con una documentación totalmente diferente a la del Ayuntamiento, esto marca mucho el tipo de usuario que se acerca, para unos trámites determinados. También los volúmenes de documentación son mayores, hay que tener en cuenta que en el Archivo Militar se reciben transferencias documentales de los Archivos Militares que territorialmente abarcan toda España. En el Archivo Municipal, nos centramos en el ámbito territorial del municipio, no obstante, el trabajo es mucho más variado, no sólo por la diversidad de personas que necesitan de los servicios del archivo, ya puede ser un ciudadano para una gestión del día a día como para una investigación histórica o las propias oficinas del Ayuntamiento como antecedente para sus procedimientos administrativos. Sin contar las otras ramas que lleva el Servicio como son la Transparencia y la administración electrónica.

Teresa Martín Ayuso, jefe de Archivo y Transparencia del Ayuntamiento de Guadalajara. - Foto: Javier Pozo

¿Cuál es el cometido fundamental de Archivo Municipal de Guadalajara y cuánto personal tiene?
Más bien hablaríamos de cometidos, el archivo se encarga de custodiar, organizar, servir y difundir el patrimonio documental del Ayuntamiento de Guadalajara. La plantilla actual es de cuatro personas: la jefe de servicio, una técnico medio de archivos, una administrativa y una auxiliar administrativa. 

¿Qué es lo que más le gusta y le resulta interesante de su trabajo?
La variedad de los servicios que se prestan y el trato directo con los usuarios.  Es un trabajo en el que no sólo das sino que también recibes, pienso que formamos parte de una comunidad de usuarios y profesionales en la que todos aportamos.

¿Cuántos registros o documentos custodia y de qué tipo? 
Registros son más de 160.000, nos sirven para controlar y localizar la documentación que custodiamos en los depósitos. El volumen de documentación es mucho mayor. Hay documentos desde la Edad Media hasta la actualidad. El documento más antiguo  que conservamos es de 1251 es una carta plomada de Fernando III.

Teresa Martín Ayuso, jefe de Archivo y Transparencia del Ayuntamiento de Guadalajara. - Foto: Javier Pozo

¿Hay algún documento reseñable por su antigüedad o o por su valor?
Los libros de actas del Pleno del Ayuntamiento, en donde se tratan los temas más relevantes que afectan al municipio y se reflejan los acuerdos a los que llegan los miembro de la corporación para el buen funcionamiento de la ciudad. Es una fuente documental muy importante para la historia de Guadalajara, los libros de actas más antiguos que se conservan son de la segunda mitad del siglo XV.

Según el balance de 2024, la actividad del Archivo Municipal creció mucho en los últimos años. ¿A qué cree que se debe?
A la mayor concienciación por parte de los ciudadanos de que en el Archivo Municipal se custodia documentación que es patrimonio de la ciudadanía y su consulta es libre y gratuita, con las excepciones que marca la normativa.

 ¿De qué manera las nuevas tecnologías han mejorado el trabajo de la gestión documental?
La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas es muy clara y apuesta por una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico ya que sirve mejor a los principios de eficiencia y eficacia, al ahorrar costes al ciudadano y a las empresas. El ciudadano desde casa puede realizar trámites electrónicos con el Ayuntamiento, sin desplazamientos ni horarios. También permite al Ayuntamiento ofrecer a los interesados la información de manera más ágil y actualizada que con los medios tradicionales.

¿Qué perfil de ciudadanos suelen acudir con frecuencia al Archivo Municipal a de Guadalajara a realizar consultas?
Es muy variado. Por un lado, se acercan los ciudadanos en cuanto administrados, solicitan información relativa a sí mismos o a sus asuntos directos, ya que los documentos de archivo sirven para acreditar ciertos derechos que tienen los ciudadanos como, por ejemplo, la obtención de nacionalidad, o para realizar ciertas gestiones como es el caso de la consulta de proyectos de obras de cara a realizar remodelaciones. También pueden consultar documentos relativos al funcionamiento y las gestiones propias del Ayuntamiento, garantía de transparencia administrativa imprescindible en todo Estado de derecho. Aquí cabe hacer un inciso, ya que no es casual que desde el Archivo y, más concretamente desde la secretaría de la Unidad de Administración Electrónica y Transparencia que se encuentra en el Archivo, se lleve a cabo la coordinación y tramitación de las solicitudes de acceso a la información y el seguimiento de los contenidos del Portal de Transparencia. Cada vez son más los ciudadanos que se sirven de este servicio, las estadísticas así lo indican, cada año se reciben más consultas de este tipo. También al archivo acuden investigadores e historiadores, ya que los documentos históricos albergados que son testimonios del pasado. Si bien, no sólo vienen historiadores consolidados que divulgan su trabajo a través de publicaciones, conferencia, si no también personas interesadas en el pasado de la ciudad y en aspectos concretos como estudios genealógicos de su familia.

 ¿Hay alguna petición de consulta ciudadana que les haya llamado especialmente la atención?
No hace mucho nos consultaron sobre documentos del siglo XVI y XVII relacionados con denuncias compatibles con violencia de género.

Acaban de poner en marcha el programa divulgativo 'El documento del mes del Archivo'. ¿Qué pretende esta iniciativa?
A través de diversos documentos del Archivo Municipal ya sean curiosos, interesantes o atractivos, queremos dar a conocer el servicio y que el ciudadano se haga una idea del patrimonio tan variado que se custodia.

 En su tiempo de trabajo, ¿ha realizado algún descubrimiento curioso en los fondos del Archivo Municipal de Guadalajara?
Los descubrimientos, sobre todo, los hacen los investigadores que durante horas se dedican a bucear en los fondos documentales. Hay varias curiosidades, por ejemplo, la primera concejala en el Ayuntamiento de Guadalajara que fue Elena Sánchez de Arrojo en 1927. Sobre este tema hay un interesante artículo de Enrique Jiménez Torija.

¿Cree que los archivos son todavía unos grandes desconocidos para el público en general?
Sí, desde luego, una muestra de ello es cuando realizamos las jornadas de puertas abiertas, tanto en este archivo como en los anteriores. Un comentario recurrente de las personas que vienen es que desconocían las funciones del archivo, la gran riqueza documental que albergan y lo accesibles que son.

A la hora de acercar el Archivo Municipal a los vecinos y visitantes de la ciudad también organizan visitas y otras iniciativas…
Como las exposiciones, la última fue el pasado septiembre, en el exterior de la plaza de toros, con reproducciones de tamaño original de carteles de las ferias y fiestas de Guadalajara conservados en el Archivo de finales del siglo XIX y comienzos del XX.  La idea ahora es que sea una exposición virtual en la página web.

¿Hay algún otro proyecto o mejora en marcha?
Se ha adquirido una nueva cámara y software para reproducción de documentos, en breve lo van a instalar, por lo que podremos acometer la digitalización de documentos antiguos. Esto es importante en una doble vertiente: para conservar los originales y para difusión.

Por último, ¿por qué es importante tener a buen recaudo los documentos que marcan la historia, en este caso, de la ciudad de Guadalajara?
Los documentos que custodiamos en el Archivo Municipal son únicos e irreemplazables, forman parte del patrimonio documental de todos los ciudadanos, son la memoria histórica de nuestra ciudad.